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議事録とは
議事録とは様々な会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してまとめ、それを周囲に伝えるための文書のことをいいます。 ただ単に会議の内容をメモしたものを清書したものではありません。
人は口頭で伝えただけでは話が食い違っていたり、勘違いがあったりということがよくあります。
たとえ参加していても、聞き逃していたり、すっかり忘れてしまったりすることがあるので、認識違いがないように議事録を作成し、 参加していない人も含めて情報共有をはかるために作成するものだということを理解しましょう。
理想的な議事録の文章の書き方
会議の議事録はビジネス文章ではありますが、通常の文章とは異なる点がたくさんあります。 ここでは議事録として適している文章かどうかをチェックする、4つのポイントをお伝えします。
主語述語がしっかりと明記されている
会議中に交わされているのは「会話」です。 そのため、主語や述語を省いた状態で「あれね」「いいんじゃない？」「それで行こう」などの言葉が飛び交うことも多いです。 しかし、この言葉をそのまま議事録に書いてしまうと、あとで読み返した際に意味が分からなくなってしまいます。
発言内容を勝手に変更するようなことがあってはいけませんが、足りない主語や述語を補い、読みやすい文章にすることはとても大切なのです。
発言者が誰か、分かるようになっている
社外の人を含めた会議の場合、特に「誰が」発言したのかという点が重要になることがあります。 クライアント側か・社内の意見なのかで、その後の方向性も大きく変わってしまうからです。
また、会議の出席者一覧を作成する際にも、社外の人がいる場合は特に注意が必要です。 社内の会議であれば役職の高い順に並べるだけで構いませんが、 社外の人がいる場合、社外の人はもっとも上に書く必要があります。
また、基本的に社外の人がいる場合は敬称をつけて記載します。 （ただし「部長様」などと書くと二重敬語になるため気を付けてください。）
さらに人数が多い場合など、敬称を省略したい場合は必ず「敬称略」を付けて記載することを忘れないようにしましょう。
数字など、定量的な情報がしっかりと書き入れられている
会議の最中から気を付けるべきことですが、発言の中に日時・人数などの数字が出てきた場合、 その内容はしっかりと書き入れる必要があります。 具体的な数字を入れることで、より読みやすく分かりやすい議事録の作成が可能です。
挨拶の内容など、無駄な情報をなるべく省いている
議事録は、会話の内容をすべて書けばよいというものではありません。 むしろ、不要な情報を入れすぎることで本来伝えなければいけない情報が埋もれてしまう可能性もあります。
そのため挨拶は省き、長い話は要点して書くようにしましょう。 また、すべてを会話通りに残す必要はなく、臨機応変に箇条書きを使うことでより読みやすい文章に仕上がります。
議事録での書き方例
会議名：◯◯商品開発会議 議事録
日時：◯月1日(月) 15:00～16:00
場所：◯◯会議室
出席者：◯◯部長、◯◯課長、◯◯係長、◯◯主任 議事録作成：◯◯
欠席者：◯◯主任（出張のため）
議題：◯◯商品開発の決定について
議論内容：
・◯◯部長より予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと(◯◯係長)
・価格設定は◯◯を予定（◯◯主任）
・◯◯デパートでの実演販売はどうか(◯◯課長)
・ネーミングは◯◯でどうか（◯◯部長）
決定事項：
・ネーミングは◯◯に決定する
・実演販売ができるように担当役員に提言する
懸案事項
・販売計画書を◯月10日までに作成すること
・第二回「◯◯商品開発会議」の日時
◯月1日(月) 15:00～16:00 ◯◯会議室にて
保留・検討事項（今後の課題や新たな提案など）
次回会議予定（決まっていれば記載）