株式会社Refullでは社内はもとより、外部のワーカーさんとのやりとりにもSlackを利用しています。Slackなどのビジネスチャットは、メールよりも気軽にコミュニケーションが図れる、非常に効率的なツールです。とはいえ、ある程度の礼儀とマナーを持った上でやりとりをする必要があります。
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ビジネスチャットにおけるマナー
儀礼的すぎるorくだけすぎる言い回しを使う
ビジネスチャットでは、電話で話すときの言葉遣いを意識しましょう。
ビジネスチャットで儀礼的な表現を多用すると、テキストの分量が多くなり、チャットの内容を見返そうとしたときに、スクロールするのが大変になってしまいます。
ですから、礼儀正しさを心がけるあまり、冗長な言い回しになるのは避けたほうがよいのですが、とはいえ、ただでさえ気持ちが伝わりにくいテキストベースのやりとりで、乱暴な言葉遣いは相手に不快感を与えてしまうおそれもあります。
ビジネスチャットのコミュニケーションでも、社外の人に対しては『お世話になっております』、社内向けには『お疲れ様です』などの挨拶はあったほうがよいです。言葉遣いでは、『です・ます調』や正しい日本語を使うことを心がけましょう。
判断に迷ったら、電話で話すときに失礼に当たらないか、相手からどのように受け取られるかを基準にしてみてください。
通知を定期的に確認しないのはNG
ビジネスチャットでは、プッシュ通知機能があり、自分や所属グループ宛の新着メッセージがあれば、すぐにチェックできるのもメリットのひとつ。
ところが、この通知機能をオフに設定していたり、オンにしていても、自分が普段活用するメールアドレスを登録していなかったりで、重要な連絡事項を見落としてしまう人もいるようです。
これではスムーズに情報共有できるはずの、ビジネスチャットの意味が半減してしまいます。通知機能は、時間帯や通知の範囲などの設定もできるので、連絡事項の見逃しがないように適切に設定しましょう。
書き込み内容に迷って沈黙しない
ビジネスチャットでリアルタイムのやりとりをしている最中に、相手の書き込みにどう反応していいのか、ふと迷ってしまうことはありませんか？
対面でのコミュニケーションと同様、ビジネスチャットでも相手からのメッセージにすぐに応答できないと、相手をイライラさせたり、不安を感じさせたりするので避けたほうがベターです。
もし、質問などにその場で回答できない場合には、考え込むよりも「その件は確認して、後ほどメールで回答してもよろしいでしょうか？」など、一旦保留にしておくのがおすすめです。
「自分の応答が遅れてしまったときには、『～～さん、失礼しました』、逆に、相手からの反応がなくなったときは、『～～さん、いかがでしょうか？』などと、相手の名前を呼びかけましょう。名前を呼びかけることで、やわらかい印象になり、相手に安心感を与えることができます」
これは、対面のコミュニケーションでも使えそうなテクニックですね。沈黙が気まずいときには、相手の名前を呼びかけて、コミュニケーションを再開しましょう。
24h以内の返信を心がける
ビジネスにおける返信時間の目安は24h以内となっています。返信がこないと、相手も不安になることがあります。なるべく返信は早くするようにし、かつ24h以内に返信するようにしましょう。
ただ、出社日の関係で24h以内にに返信することが難しい場合もあるかと思います。その場合は、あらかじめ返信できる曜日や時間帯を伝えておくといいでしょう。返信が遅くなる理由が分かっているだけで相手も安心することができます。